청와대 업무 최초의 '시스템 인계' (2008.1.31 게재) 
 - 정책·비정책자료 구분…백서, 매뉴얼, 보고서 등 망라
 
대통령비서실은 차기 정부의 대통령실장이 인선되는 즉시 청와대 업무의 인계작업에 착수한다. 대통령비서실은 그동안 '업무 인계인수시스템' 구축을 통해 이 같은 작업이 차질 없이 진행될 수 있도록 준비해왔다

시스템 통한 청와대 업무 인계인수는 이번이 처음

참여정부 대통령비서실은 차기 비서실이 빠른 시간 내에 업무를 파악하고 현안업무를 차질 없이 추진할 수 있도록 업무처리시스템인 e지원 내에 업무 인계인수시스템을 구축해 인계할 계획이다. 처음으로 시스템을 통한 인계인수 작업이 이루어지는 것이다. 인계자료도 77권의 정책백서, 552개의 업무매뉴얼과 각종 보고서 등이 망라되어 있다. 형식적으로나 내용적으로 유례없는 일이다.

이전 대통령비서실 업무의 인계인수는 업무개요 중심의 자료집(150면 분량) 발간을 통해 이루어졌다. 그러나 이 같은 방식은 업무 추진과정, 절차 등에 대한 정보가 충분하지 않아 시행착오를 반복하는 등 출범 초기 업무 효율성이 일정부분 저하되는 요인으로 작용했다. 참여정부의 업무인계시스템은 각실별 업무내용과 현안과제에 대한 업무매뉴얼을 작성해 인계함으로써, 구체적인 업무내용을 전달하고 인계인수 이후에도 상시적으로 참고할 수 있도록 하는 새로운 인계인수 방식이다.

아울러 대통령비서실의 업무가 정부 부처의 주요 정책사항 점검 및 기획이라는 점에서 '정권 인계' 차원으로 접근, 대통령에 대한 최고 보좌기관으로서 업무 전반을 인계하는 데 역점을 뒀다.

내용적으로, 인계자료는 정책적인 사항과 비정책적인 사항으로 구분해 정리했다. 정책적인 사항은 정책추진 과정상의 과제카드·보고문서·지시사항·참고자료 등 실제 업무자료가 포함된다. 비정책적인 사항은 주요업무·추진방식 등을 상세하게 매뉴얼화해 업무방법과 노하우를 인계하도록 했다.

지난해 5월 인계인수 계획 수립…12월 시스템 구축

업무 인계인수계획은 지난해 5월 수립됐다. 이때 기록물을 재분류해 인계자료를 선정하고 인계인수시스템 구축을 통해 차기로 인계하는 내용의 ‘업무 인계인수계획’이 대통령에게 보고됐다. 같은 해 10월 인계대상 자료·인계 방식 등 인계인수 방침을 확정했으며 12월 인계인수시스템을 e지원에 구축함으로써 인계 준비를 완료했다.

인계 대상, 내용에 따라 2차례에 걸쳐 진행

차기 비서실로 인계는 인계대상과 내용에 따라 2차례로 나누어 시행한다. 신속한 업무 파악을 돕기 위해 1차로 ‘대통령비서실 인계인수서’를 시스템 및 책자 형태로 인계한다. 여기에는 현 비서실의 조직도, 직제, 업무분장, 인력·예산·재산·물품 현안 등의 일반현황과 부서별 주요 운영 매뉴얼을 담은 부서별 인계인수서, 참여정부 5년간 정책과제 중심의 분야별 백서를 모은 정책보고서 등이 포함된다.

2차 인계는 보고서를 중심으로 진행된다. 차기 비서실 출범 후 새로운 근무자들이 주요업무의 추진이력을 파악해 시행착오를 줄이고 업무효율을 높일 수 있도록 하는 데 목적을 둔 것이다. 여기에는 조직별 과제목록, 조직별 문서보고 등 e지원 업무자료가 포함되어 있다.

한편, 인계작업은 비서관실별 인계인수서 작성 ⇒ 비서실 인계T/F 점검 및 수석비서관실별 인계인수서 작성 ⇒ 비서실장, 정책실장, 안보실장 인계인수서 작성 과정을 거쳤다. 이를 통해 대통령비서실 인계인수서가 완성됐으며 비서실장의 인계 서명과 차기 비서실장 내정자의 인수 서명을 거치면 인계인수가 완료된다.

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